Eingangsbereich der OTG

Vorbildliche Gesellschaft

Die Ostfriesische Teegesellschaft optimiert seine Inventuren mit drei unterschiedlichen Methoden, wobei seit 2018 die Beratungsleistungen und die Stichprobeninventursysteme von Stat Control eine Schlüsselrolle übernehmen.

Der Countdown läuft. Spätestens bis 2025 muss jedes Unternehmen, das SAP nutzt und weiter nutzen will, auf SAP S/4HANA umgestellt sein. Diesen Schritt hat die Ostfriesische Teegesellschaft – kurz OTG – als einer der ersten SAP-Kunden bereits 2018 abgeschlossen. Initiiert und geleitet wurde das ambitionierte Projekt von Karsten Rösener, der bei OTG die Bereiche IT und Organisation verantwortet.

Sicher in die Zukunft

Die Ziele waren hochgesteckt, denn der frühere Beratungsleiter bei SAP wollte im Zuge der Migration auch alle anderen wichtigen Software- Anwendungen von OTG zukunftssicher machen. Vor diesem Hintergrund wechselte er auch das Stichprobeninventursystem, mit dem OTG schon seit über zehn Jahren die jährliche Bestandsaufnahme rationalisiert hatte.
Hintergrund der Stichprobeninventuren ist § 241 (1) HGB, der diese Vereinfachung bereits seit den 1970er Jahren als Teilerhebung anerkennt. Demnach ist keine körperliche Inventur notwendig, wenn der Warenbestand nach Art, Menge und Wert anhand von Stichproben mit mathematisch-statistischen Verfahren ermittelt werden kann. Auf dieser Basis müssen bei OTG nur noch rund 300 anstelle der insgesamt 40.000 Lagerplätze gezählt werden, um eine rechtskonforme Inventur zu erstellen.

Integration zu SAP

Doch die dafür bis 2018 eingesetzte Software entsprach nicht mehr den technischen Anforderungen von OTG.

„Unsere alte Lösung wurde vom Anbieter kaum noch weiterentwickelt und bot nicht die notwendige Integration zu SAP“,

erklärt Rösener, der sich deshalb für die Stichprobeninventursysteme Stasam und Staseq von der Stat Control GmbH aus Hamburg entschied. Stasam ist ein Hochrechenverfahren, das sich vor allem für konventionelle Läger eignet und innerhalb bestimmter Grenzen Wertabweichungen zulässt. Der zu zählende Anteil liegt hier in der Regel zwischen fünf und zehn Prozent der Lagerpositionen, was einer Zeitersparnis von bis zu 95 Prozent entspricht. Bei OTG wird Stasam für die Inventur in den Verpackungsmaterial- und Rohstofflägern an den vier Produktionsstandorten in Norden, Seevetal, Buchholz und Grettstadt genutzt.
Die Fertigwaren liegen hingegen in einem automatischen Hochregallager, das eine extrem hohe Bestandssicherheit bietet. Hier kommt deshalb der so genannte Sequenzialtest zum Einsatz. Für diesen Zweck hat Stat Control die Software Staseq entwickelt, mit der sich das Inventurziel bei OTG mit nur 30 Stichproben erreichen lässt. Auf dieser Basis kann die Zählung der gelagerten Fertigwaren in nur vier Stunden abgeschlossen werden.

Für drei Länder testiert

Ebenso wie Stasam wurde auch Staseq von Wirtschaftsprüfern in Deutschland, Österreich und der Schweiz gesondert testiert und ist in diesen Ländern als Ersatz für Vollinventuren zugelassen. Die Testate geben allen Unternehmen mit Stammsitz oder Tochtergesellschaften in Österreich oder der Schweiz ein Höchstmaß an Sicherheit, wenn sie sich für die effiziente und sichere Stichprobeninventur entscheiden. Auch der Mutterkonzern von OTG, die Laurens Spethmann Holding, betreibt eine Tochtergesellschaft in Österreich.
Zudem verfügt OTG über externe Lagerstandorte bei Lieferanten und Logistikdienstleistern mit weiteren Lagerstellplätzen.

„Auf die Bestandssicherheit in den externen Lagern haben wir nur bedingten Einfluss, so dass wir hier klassische Vollinventuren durchführen“,

berichtet Rösener, der hier auf die in SAP S/4HANA integrierte Inventurfunktion vertraut. Somit werden bei OTG für die Bestandserfassung drei unterschiedliche Inventurverfahren und Softwareanwendungen miteinander kombiniert.

Beratung als Argument

Doch obwohl die einzelnen Applikationen in den jeweiligen Lagerbereichen für große Erleichterungen sorgen, ist Rösener mit dem Istzustand noch nicht zufrieden. Deshalb hat er gemeinsam mit den Inventurexperten von Stat Control ein Beratungsprojekt aufgesetzt, das sämtliche Inventurprozesse erneut auf den Prüfstand stellt. So sollen zum Beispiel die Ausfallzeiten während der Stichprobenzählungen in den Produktions- und Fertigwarenlägern noch weiter reduziert werden.

„Stat Control sieht sich in erster Linie als Beratungsunternehmen für Bestandsmanagement und Inventuren“,

stellt Rösener fest. Dieses Selbstverständnis sei für ihn „ein weiterer wichtiger Grund für den Lieferantenwechsel gewesen“.

Fazit: Während die meisten SAP-Anwender den Wechsel zu S/4HANA noch vor sich haben, kümmert sich OTG bereits um die Detailverbesserungen der angrenzenden Prozesse. Durch diesen Vorsprung dürfte der international tätige Teespezialist zu einem beliebten Referenzkunden mit hohem Nachahmungswert werden.

 

Karsten Rösener
Karsten Rösener

„Stat Control sieht sich in erster Linie als Beratungsunternehmen für Bestandsmanagement und Inventuren. Dies war ein wichtiger Grund für den Lieferantenwechsel“

– Karsten Rösener

Anforderungen
  • Ablösung der alten Inventursysteme
  • Integration zu SAP
  • Hohe Beratungskompetenz des Anbieters
  • Testierung für Deutschland und Österreich
Lösung
  • STASAM® - Hochrechnungs- Stichprobeninventur
  • STASEQ® - Sequenzialtest für Inventur und Bestandskontrolle
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